Kepala Dinas Arsipus Kutai Barat, Yosef Stevanson foto bersama pada kegiatan Penilaian Arsip Usul Musnah. Kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Kutai Barat, Sendawar. Selasa, (17/09/2024). Foto : Dokumentasi Dinas Arsipus Kutai Barat
KOMINFOKUBAR-SENDAWAR. Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arsipus) Kabupaten Kutai Barat melaksanakan kegiatan Penilaian Arsip Usul Musnah. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Rapat Kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Kutai Barat, dengan dihadiri oleh Kepala Dinas Arsipus Kutai Barat, Yosef Stevanson, beserta Tim Arsiparis, dan Tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur. Selasa, (17/09/2024).
Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan merupakan arsip yang telah habis masa retensinya atau tidak lagi memiliki nilai guna berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kegiatan ini merupakan bagian dari langkah pemeliharaan dan penataan arsip yang bertujuan untuk menjaga efisiensi pengelolaan arsip di lingkup pemerintahan. Lebih dari 2.000 arsip berbentuk soft copy dari berbagai dokumen yang berasal dari tahun 2011 hingga 2019 menjadi objek penilaian untuk dimusnahkan.
Dalam Kesempatan itu, Yosef Stevanson mengungkapkan pentingnya proses penilaian arsip sebagai upaya untuk memastikan bahwa arsip yang tertumpuk sudah tidak berguna lagi, sekaligus juga menjaga agar arsip yang tersimpan benar-benar bernilai guna bagi kepentingan organisasi dan masyarakat.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) menjadi dasar utama dalam menentukan status arsip, apakah arsip tersebut harus dimusnahkan, dinilai ulang, atau digunakan secara permanen. JRA adalah daftar yang memuat jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, serta rekomendasi terhadap status akhir arsip tersebut. Arsip yang telah melewati masa retensi dianggap tidak memiliki nilai informasi atau legalitas dan dapat dimusnahkan secara resmi.
Melalui kegiatan itu, Tim dari Dinas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim memberikan panduan teknis dan memastikan bahwa proses pemusnahan arsip dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku. sehingga tahapan penilaian dan pemusnahan arsip transparan dan terdokumentasi dengan baik. Supaya tidak terjadi kekeliruan dalam penanganan.
Kegiatan penilaian arsip ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen di lingkungan Dinas Arsipus Kutai Barat. Dengan demikian, hanya arsip yang memiliki nilai historis, legal, atau administratif yang akan tetap terjaga, sementara arsip lama dengan masa habis retensinya akan dimusnahkan demi efektivitas ruang penyimpanan dan pengelolaan data.
Peliput/Penulis : Natasha | Editor : Donni
